青岛职业技术学院经济合同管理暂行办法（试行）

　

第一章 总则

第一条 为加强和规范学校各类经济合同管理工作，保障学校合法权益，防范风险，促进学校健康可持续发展，根据《民法典》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指经济合同（以下简称合同），主要是为实现一定经济目的，以青岛职业技术学院名义与平等民事主体的法人、自然人和其他经济单位之间订立的明确相互权利义务关系的协议。主要包括：物资（设备）采购、课程建设、信息化建设、基建工程及修缮工程、绿化养护、合作办学、培训、科技咨询与服务、中介委托服务、后勤服务、财产租赁、借款、债权债务的清偿等各类经济往来的合同。

第三条 本办法所称合同管理的内容包括合同的签订与履行、变更与解除、纠纷处理、备案归档、合同履行考核监督等全过程的管理。

　　

第二章 经济合同管理规则

第四条 学校合同管理遵循“统一领导、归口管理、分级负责、责权统一”的原则。校长全面领导合同管理工作，分管业务校领导、业务主管职能部门按照部门职责履行指导、审核、备案、监督、检查的归口管理职责，项目需求部门及其经办人对经办的合同负主体责任。

第五条 学校对合同实行经办人负责机制、审核会签机制、授权委托机制、统一编号归档机制、备案管理机制等。

第六条 项目需求部门主要职责

负责对签约方的调查，合同的谈判，办理合同的起草、发起、审核、签订，向主管职能部门备案合同；负责执行合同，接受主管职能部门的检查监督；组织校内自行比价询价采购合同的验收，参与非校内自行比价询价采购合同的验收；办理合同款项的结算；提出合同变更、解除、纠纷处理意见；对非校内自行比价询价的采购项目自验收通过后一年内的使用情况进行绩效自评。

需求部门对每一个项目均应确定具体的负责人，负责人必须是学校的教职员工，不得是临时性借、聘人员。

第七条 业务主管职能部门对职责范围内所涉合同事务进行归口管理，主要职责：

制定合同模板，指导需求部门编制合同；审核非校内自行比价询价采购合同；办理需求部门合同备案，建立合同管理台账，检查合同执行情况；参与校内自行比价询价采购合同的验收，组织非校内自行比价询价采购合同的验收；牵头处理合同变更、解除及纠纷；对非校内自行比价询价的采购项目开展绩效评价。

主管职能部门是需求部门时，由其内部不同人员起草、复核合同，部门负责人审核合同并参加合同验收。

各业务主管职能部门具体分工如下：

1.办公室：委托法律服务，会议服务等。

2.教师工作部、人事处（教师发展中心）：学校教师培训，人事代理，人员聘用等。

3.学生工作部（武装部、学生处、学生公寓管理中心）、团委：学生保险，学生公寓床上用品，公寓零星保洁用品等。

4.后勤服务中心（饮食服务中心）：物资（设备）采购，后勤服务（水、电、暖、医疗、保洁、垃圾清运、班车运营），西校区及市北校区房屋（设备）及场地租赁、车辆租赁、设备维修、低值易耗设施维修、餐厅运营、资产评估业务委托服务等。

5.教务处（应用技术学院、课改中心）:教学类项目（教学资源库建设、课程建设、教务管理系统、教学平台建设、教学软件开发及购买），技能大赛，教材出版，现代学徒制等办学协议，校企联合办学，1+X证书、考务合作等。

6.培训学院（志愿服务学院、青岛市服务外包实训基地）、培训处：学校承办的各类培训及相关食宿，市南校区教学场地及设备使用等。

7.招生就业处（创业学院、校友会秘书处、校企合作处）：校企合作、捐赠、招生、就业等。

8.科技处（学术委员会秘书处）高职教育研究所、学报编辑部：科研课题合作项目、专利代理、科技咨询与服务、教材之外的书籍出版等。

9.基建处：基建工程，零星维修修缮工程，绿化养护，基建工程的勘察设计、监理等。

10.宣传部（文明办）：宣传媒体合作，广告、展板及写真制作等。

11.信息技术中心（信息管理办公室）：学校信息化基础设施建设、信息化软件系统建设、教学类项目以外的软件开发及购买等。

12.国际合作与交流处（港澳台办公室）：外籍教师聘任、留学生、国际合作办学等。

13.财务处（资产采购中心）：借款、债权债务的清偿、招标采购代理等。

14.审计处：审计业务委托服务、工程造价咨询服务等。

15.图书馆（青岛技术博物馆）：图书及期刊、印刷、展藏品采购及维修维护等。

16.安保处（综合治理办公室）：安保服务，消防、安全检测等。

未尽事项的业务主管职能部门，以学校规定的部门工作职责为准。

第八条 办公室统一指导、监督学校合同管理事务，主要职责：合同签订程序及材料的审核，合同编号、盖章、归档，建立合同统计台账；每半年检查一次合同执行进度；协调委托学校法律顾问审核重要合同、处理合同纠纷。

第九条 相关部门职责

1.财务处参与对校企合作协议、捐赠协议审核会签；对收入类合同备案管理并监督合同执行情况；负责政府采购合同在青岛市政府采购一体化交易管理平台的备案；参与政府采购项目合同变更、解除、纠纷处理协议的会商、审核。

2.质量管理办公室负责将合同执行情况纳入经办部门当年绩效考核。

3. 审计处负责对非费率招标的基建及修缮工程、绿化工程合同会签；对上一年度学校经济合同执行情况进行专项审计调查；参与政府采购项目合同变更、解除、纠纷处理协议的会商、审核。

4.其他涉及部门根据合同需要进行会签。

第三章 经济合同的签订

第十条 学校各部门、二级院部发生的3万元（含3万元）以上经济业务需签订经济合同。

合同的订立、变更和解除，一律采用书面形式，有关涉及合同的招投标文件（询价文件）、文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本，凡国家规定采用示范合同文本的采用示范文本，学校有规定模板的采用规定模板，没有规定格式文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章制度的规定，相关条款应当遵循公平、等价的原则。涉外书面合同必须有中文或中外文对照文本。

第十一条 签订经济合同一般应包括以下内容：

1.合同主体；

2.合同标的（设备、工程项目）；

3.数量；

4.质量（标的物的规格参数、性能、款式、特定标准〈国家标准、行业标准等〉、品牌、商标等）；

5.价款、结算方式、结算时间、质保金等（外币需注明与人民币的比值，优惠标准等）；

6.合同履行的期限、地点和方式；检验标准和方法；质保期限及服务责任；

7.双方责任和义务；

8.违约责任及解决争议的方法；

9.根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款；

10.合同份数及生效日期；　　

11.签订合同双方单位地址、法人代表（或授权代表）、开户银行及银行账号、税号、联系人及联系方式、合同签订时间。

第十二条 合同内容应符合下列要求

1.主体合格、标的明确、手续完备；

2.条款齐全、严密，无矛盾条款、无空白条款；

3.语言准确、严谨、简练；

4.政府公开招标（采购）项目合同实质性条款（合同标的、数量、质量规格参数、价款（或者报酬）结算方式、履行期限、履行地点和方式等）必须与招投标文件一致。

第十三条 对于首次合作的合同对方，需求部门应对其进行主体资格调查，了解对方的财务状况、履约能力、信誉情况等信息，合同签约方应具有法人证书、（经营）许可证等合法证件。合同签订前必须取得对方的法人资格、资质、资信、经营范围、履约能力、签约人是否为法人代表或经法人代表授权的委托代理人的证明材料。重要经济合同应经学校法律顾问审查。

第十四条 学校合同审批通过OA线上办公系统实施。

依据《青岛职业技术学院招标采购管理办法（修订）》（技术学院资财发〔2020〕2 号）文件第四章“非政府集中采购目录内的政府采购品目货物类、服务类、工程类20万元以下（不含20万元）采用院内自行比价询价采购”的规定，校内经济合同审批签订流程分两类，即校内自行比价询价采购项目合同、非校内自行比价询价采购项目合同。本办法中“以上”包含本数，“以下”不含本数。

1. 校内自行比价询价采购项目合同审批签字流程

需求部门项目经办人发起流程，提交电子版合同及相关附件，需求部门负责人审核，合同涉及的相关部门负责人会签。经办人打印审批通过的合同，由本部门负责人在合同上签字。

20万元以下收入类合同按此流程办理。

2.非校内自行比价询价采购项目合同审批签字流程

（1）经学校立项审批（党委会、院长办公会或有预算安排）的项目由需求部门项目经办人发起流程，提交电子版合同及相关附件，需求部门负责人复核，主管职能部门经办人、负责人分别审核，合同涉及的相关部门负责人会签。需求部门经办人打印审批通过的合同，由本部门负责人在合同上签字。

（2）未经学校立项审批（党委会、院长办公会或有预算安排）的项目或学校会议明确要求修改完善方案的项目须经分管业务（或协管）校领导审批，100万元以上由学校主要负责人审批。需求部门经办人打印审批通过的合同，由审批的校领导在合同上签字。

（3）基建处办理的基建及修缮工程、绿化工程所有项目均由基建处项目负责人发起合同，部门负责人审核，分管校领导审批；非费率招标项目合同须经审计处会签。费率招标项目合同由基建处负责人签字，非费率招标项目合同100万元以下由分管校领导签字，100万元以上由学校主要负责人审批、签字（或授权分管业务校领导签字）。

3.合同盖章

经办人将签字的纸版合同连同相关材料提交办公室编号、加盖合同章，办公室登记合同统计台账，留存合同正本、附件及相关材料归档。

签订合同时，经办人应向办公室提供以下书面材料：

（1）线上合同审批流程打印件、书面合同（建议合同对方先签字盖章）。

（2）符合学校招标采购管理规定的，需提供招投标文件、中标通知书、校内自行采购公示表等。

（3）非招标采购项目的立项文件包含：学校会议纪要、财务处下达的项目预算、二级院部党政联席会议纪要或党政负责人双签的立项文件，主管职能部门为需求部门时由分管校领导批准的立项文件。

（4）签约方法人证书复印件（盖章）、法人授权委托书等其它需要提交的材料。

（5）正式书面合同原则上学校方至少4份。

4.合同备案

需求部门经办人将1份正式合同送主管职能部门经办人备案，同时将政府采购合同扫描成PDF格式按照学校招标采购管理办法规定1个工作日内上传资产采购中心办理备案，将收入类合同扫描成PDF格式发送财务处备案；主管职能部门经办人应在需求部门留作结算的合同上签署“已备案”字样及签名、日期，主管职能部门建立本部门职责涉及的合同管理台账，财务处建立全校收入类合同管理台账。财务处不受理未备案合同的结算。

第十五条 合同签字权限

无须校领导审批的合同由需求部门负责人签字；经校领导审批的合同由审批人在合同上签字，学校主要负责人可授权分管（或协管）校领导签字。

第十六条 各类经济合同统一使用“青岛职业技术学院合同专用章”。各职能部门、二级院部和不具备独立法人资格的二级单位，不得以本部门或单位的名义对外订立经济合同。

第十七条 特殊规定

1.3万元以下经济业务，确需签订经济合同的，按照校内询价自行采购项目签订合同流程办理。

2.3万元以上至10万元以下在大型超市或学校定点商场发生的经济业务、由政府部门委托指定的业务确因对方无法签订合同，经分管（或协管）校领导批准可不签订合同。

3.符合签订合同要求确因时间紧急而无法事前签订合同的业务，需求部门必须在业务发生5个工作日内做出详细书面说明，报请分管（或协管）校领导批准不签订或补充签订合同。

4.政府采购项目应当自中标（成交）通知书发出之日起10个工作日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。

第四章 经济合同的履行、验收与评价

第十八条 合同履行

1. 需求部门负责经济合同的履行，由项目负责人具体办理合同的执行、款项结算，按季将合同履行情况及款项收付情况报至业务主管职能部门。

2. 主管职能部门负责对合同履行情况实施监控，指导、检查监督需求部门合同执行情况，及时更新“合同管理台账”，按季与财务处核对收付款情况，每半年一次将合同管理台帐上报学校办公室汇总。

3. 基建处负责基建及修缮工程、绿化工程合同的执行。

第十九条 合同按有关条款执行完毕需要验收的，必须进行验收。

1.校内自行比价询价采购合同，需求部门项目负责人牵头项目组成员进行验收，主管职能部门派人参与验收工作。

2.非校内自行比价询价采购合同，需求部门项目负责人向业务主管职能部门提出申请，业务主管职能部门组织需求部门及相关部门人员进行验收。

3.基建、修缮、绿化合同的验收由基建处组织，需求部门项目负责人、使用人参与验收。

4.需求部门与业务主管职能部门为同一部门时，部门负责人应参与验收。

5.专业性强的特殊项目可聘请校内外专家参与验收，或聘请专业验收机构组织验收。

第二十条 绩效评价 需求部门应对非校内自行比价询价的政府采购项目自验收通过后一年内的使用情况进行绩效自评；主管职能部门进行抽评（抽评率不低于50%），对政府公开招标采购项目必须进行绩效评价并且出具绩效评价报告。

第五章 经济合同变更、纠纷处理

第二十一条 需求部门发现合同履行出现问题时，应立即将履约情况上报主管职能部门，重大事项须上报校领导，及时采取必要措施，尽可能地减少损失，必要时邀请学校法律顾问参与商讨。

第二十二条 合同履行期间，若发现合同中存在没有约定或约定不明确的事项，显失公平、有误或存在欺诈行为的条款，以及政策、市场等客观因素的变化造成合同无法正常履行的情况，需求部门应及时上报主管职能部门并提出签订补充协议、变更或解除协议的解决意见，由主管职能部门牵头与合同对方协商谈判，确定最佳解决方案并报分管业务校领导审批，重大事项提交院长办公会审批。主管职能部门经办人根据批准的解决方案起草补充、变更或解除协议。

第二十三条 合同的补充、变更、解除一律采用书面形式加以确定（包括当事人双方的信件、函电、传真等），合同任一方提出补充、变更、解除或终止时，由需求部门项目负责人提出“合同变更会签单”，列明申请主体、申请事由等情况，与相关附件一并上报，履行合同签订的程序。

第二十四条 若相关法律法规规定，合同变更需在相关政府机构办理批准登记等手续的，应由经办部门经办人员依法及时办理。

第二十五条 合同的变更、解除或终止在合同双方未达成协议或批准之前，原合同仍具有法律约束力，在不损害学校利益的前提下应继续履行，特殊情况经双方一致同意的例外。

第二十六条 当发生合同纠纷时，需求部门向主管职能部门汇报，由主管职能部门负责合同纠纷的处理，牵头组织需求部门、财务处、审计处等部门相关人员召开专项会议，讨论合同纠纷的处理事宜；主管职能部门汇总讨论结果，形成书面的“纠纷处理意见”，参会人员在“纠纷处理意见”上签字确认；主管职能部门向分管业务校领导汇报纠纷情况及专项会议针对纠纷处理的讨论结果，以便分管业务校领导随时了解合同纠纷处理的进度和处理情况。

第二十七条 主管职能部门经办人按照“纠纷处理意见”与对方协商调解，协商调解能够达成一致的，依照合同签订程序签订书面协议。经协商无法解决的,根据合同约定方式解决，由学校办公室协调法律顾问配合经办部门办理诉讼或仲裁事宜。

第六章 责任追究

第二十八条 未经授权私自签订合同，或在合同的签订、执行过程中故意或过失审查管理不严，造成学校经济或其它损失的，学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政与经济责任，触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。

第二十九条 将3万元以上经济业务故意拆分金额而不签订合同的，一经查实，由相关责任人承担所有费用款项，并依照学校有关规定追究责任部门及责任人员的行政责任。

第三十条 合同执行中未经审批擅自变更合同内容的，依照学校有关规定追究经办人员及部门负责人责任。

第七章 附 则

第三十一条 本办法自发布之日起试行。原《青岛职业技术学院经济合同签订管理办法（修订）》（技术学院综发〔2018〕13 号）同时废止。